¿Cómo negociar con los proveedores?

En la actualidad la relación con los proveedores se ha transformado de un simple dador de bienes y servicios, para convertirse en un socio estratégico, el cual se convierte en pieza clave para el éxito de nuestro negocio. Un enfoque relevante para lograr el éxito en la negociación es el modelo de negociación de la escuela de Harvard. Este permite que ambas partes salgan beneficiadas de la negociación, lo cual permite establecer una relación a largo plazo entre el proveedor y el cliente.
El modelo de Harvard plantea una posición en la que ambas partes involucradas en la negociación se ven beneficiada por la misma.
Para lograr ello la negociación se basa en 4 elementos.
a) Las personas: separar a las personas del tema que va a ser negociado. Es decir, no tomarlo de manera personal.
b) Los intereses: negociar a partir de intereses y no posiciones, se negocia pensando en el objetivo y no en función prejuicios.
c) Las opciones: se deben buscar opciones que beneficien a ambas partes, en el caso de la relación con los proveedores es importante plantear un vínculo a futuro, es decir que el proveedor vea que se puede desarrollar una alianza estratégica.
d) Los criterios: tomar decisiones a partir de criterios objetivos.

Además de estar presente los 4 elementos es importante tomar en cuenta los siguientes puntos para lograr una negociación exitosa.
a) Intereses: es lo que se quiere lograr.
b) Opciones: Son las posibilidades en la que los involucrados pueden llegar a un acuerdo.
c) Alternativas: Son las cosas que las partes pueden hacer sin la necesidad que la otra parte este de acuerdo.
d) Legitimidad: La argumentación sobre la base de criterios objetivos e independientes de la voluntad de las partes.
e) Comunicación: Decir la posición de uno, escuchar y aclarar los puntos que generen duda y repetir lo que dice la otra parte para confirmar si se entendió claramente el punto.
f) Relación: Se debe trabajar cooperativamente.
g) Compromiso: Se debe comprometer luego de ver que el acuerdo es conveniente.
Este modelo es útil para todo tipo de negociación, tanto en la negociación con los proveedores externos (de materias primas, servicios u otros) internos (trabajadores, jefes).
Para el caso de los proveedores externos se debe tomar en cuenta:
Estar informado sobre los precios de mercado de los productos o servicios que se van a adquirir, esto nos dará una perspectiva sobre cuanto se deberá pagar. Para ello es importante ver cual es el precio de los proveedores más grandes en el mercado así cómo de los medianos, lo cual permite tener una referencia respecto a la oferta del proveedor elegido.
También se debe conocer cuáles son los servicios conexos o elementos del servicio post venta que ofrece el proveedor. En el caso de ser maquinaria especializada es importante contar con esta información ya que, se puede hacer una buena negociación para la adquisición sin haber tomado en cuenta el mantenimiento o el acceso a repuestos, lo cual generará problemas si es que no se ha definido esos puntos en la negociación.
Por otro lado, si la compra que se piensa hacer es pequeña o nuestra capacidad de producción es limitada, puede ser conveniente hacer las negociaciones a manera de grupos (empresas que requieran del producto o servicio) para poder contar con mayor pode de negociación respecto al volumen de compra.
Adicionalmente, toda negociación o acuerdos a los que se lleguen deberán estar registrados en un documento, lo cual certifica y deja en claro que es lo que se ha convenido entre las partes.
En las negociaciones con los proveedores se debe tener presente que ellos están tan o más interesado en realizar la venta. Es importante demostrar que se conoce del mercado, que se cuenta con la información necesaria, de tal modo que sepan que si el negocio no lo hacen con ese proveedor lo podrán realizar con otro. Por otro lado, también se debe mostrar que se busca tener una relación a largo plazo con el proveedor y que se busca satisfacer los intereses de ambos. Ello servirá como cimientos para realizar una relación a largo plazo.